Quando il video-conferencing di Skype for Business non basta

Il concetto che prevede la centralizzazione di tutte le metodologie di comunicazione – presenza, instant-messaging, voce, video e servizi di messaggistica – nell’ambito di un singolo sistema e client software, e che si traduce nel termine ‘comunicazione unificata‘ o ‘UC‘ (Unified Communication), non è certamente nuovo. Oltre ad avere un senso dal punto di vista dell’infrastruttura e considerando il fattore dei costi, l’UC trova la sua ragione d’essere anche per quel che riguarda la user-experience e la facilità d’uso.

Oggi, a livello mondiale, la stragrande maggioranza delle aziende di dimensioni medio grandi si affidano ad una qualche forma di soluzione UC. Un sondaggio svolto da Wainhouse Research condotto sull’ultimo trimestre 2015 e che ha visto interpellati i decision-maker IT di cento aziende, ha rilevato che di queste il 96% ha messo in opera almeno una piattaforma di comunicazione unificata. Come è possibile notare dal seguente grafico, Cisco e Microsoft guidano la classifica dei sistemi attualmente più utilizzati rispetto alle soluzioni UC di altri produttori.

UC environments in business and organizations - chart

Zig Serafin, Corporate Vice President di Microsoft Corporation, ha dichiarato che tra implementazioni on-premises e cloud (ad esempio, Office 365), nel mondo ci sono all’incirca 110 milioni di utenti Skype for Business o Lync. Tale affermazione è supportata anche dalla stessa Wainhouse Research nell’ambito del suo lavoro di rilevazione su un gran numero di utenti finali per conto dei suoi clienti, molti dei quali stanno già utilizzando Skype for Business o ne hanno pianificato l’impiego all’interno delle loro strutture. Considerando che, sempre secondo WR, esistono solo circa 2 milioni di sistemi di videoconferenza in uso oggi, 110 milioni di utenti Skype for Business diventa una cifra significativa.

Occorre tuttavia notare come molte organizzazioni non abbiano ancora abbracciato interamente le capacità offerte dal video-conferencing proprie di Skype for Business/Lync. In alcuni casi, queste aziende non hanno ancora acquistato le licenze server necessarie a supportare le applicazioni video multi-party; in altri casi, devono ancora mettere in opera i server necessari. Infine, alcuni utenti semplicemente non sono soddisfatti, in un modo o nell’altro, dell’esperienza di video-conferencing di Skype for Business nel suo complesso.

In questo articolo cercherò di concentrare l’obiettivo su quelle realtà, aziende e organizzazioni, per le quali l’esperienza di video-conferencing di Skype for Business risulta non sufficiente.

La ‘video experience’ di Skype for Business

Skype for Business di Microsoft offe un’esperienza di video-conferencing di alta qualità. Le sessioni video possono avvenire ad-hoc o secondo un programma stabilito, possono includere due o più persone (rispettivamente chiamate point-to-point e multi-point/multi-party), nonché supportare la condivisione dei contenuti.

Le principali caratteristiche di video-conferencing di Skype for Business sono:

Connettività e portata

  • capacità di connettersi con altri utenti Skype for Business / Lync sia interni ad un’azienda/organizzazione, sia esterni;
  • client software Skype for Business / Lync disponibili per Windows, Mac, iOS e Android.

Esperienza audio e video

  • solida esperienza d’ascolto, anche con audio wide-band;
  • supporto risoluzioni video fino al 1080p (in base alla disponibilità di banda e potenza del processore);
  • layout adattivo dello schermo capace di contenere fino a cinque finestre di video live;
  • supporto per telecamere con aspect-ratio panoramico (richiede l’uso di apposite telecamere).

Content-sharing e collaborazione

  • solida esperienza di condivisione dei contenuti, con supporto alle animazioni PowerPoint;
  • capacità di condividere una singola applicazione oppure l’intero desktop di un utente;
  • funzionalità basilari di collaborazione, incluse il white-boarding e le annotazioni;
  • capacità di visualizzare contemporaneamente il flusso dei contenuti e il flusso video.

Controllo chiamata

  • capacità per chi organizza un meeting di definire quali siano i partecipanti che possano a loro volta condividere i contenuti, controllare il meeting e altro;
  • accesso alle funzioni di controllo di base della riunione, incluse le funzioni di video- e audio-mute, disconnessione, registrazione locale (lato client) della sessione ecc.

Skype for Business - interface

Riepilogo delle capacità di video-conferencing di Skype for Business

Nell’insieme, il video-conferencing di Skype for Business risulta essere una scelta eccellente per le sessioni che coinvolgono solo gli utenti Skype for Business. Soprattutto, risulta particolarmente adatto alle sessioni di comunicazione estemporanee tra due partecipanti (point-to-point). Tuttavia, l’esperienza d’uso di Skype for Business appare più concentrata sulla condivisione dei contenuti e meno sulla componente video in diretta, e le caratteristiche di chiamate multi-point di Skype for Business risultano piuttosto limitate. Inoltre, Skype for Business è priva di alcune funzionalità di controllo e gestione della chiamata che gli amministratori potrebbero necessitare a supporto del loro ambiente video.

Quando Skype for Business non basta

Skype for Business è un sistema facile da usare ed offre un workflow coerente ed una solida user-experience; e a onor del vero, è giusto sottolineare come anche la stessa Wainhouse Research, citata in questo post, utilizzi Microsoft Office 365 e le video-chiamate di Skype for Business tutti i giorni. Ciononostante, esistono delle situazioni in cui Skype for Business non è in grado di fornire l’esperienza video o l’accesso alle riunioni che il cliente si aspetta.

Esempi in cui gli utenti potrebbero voler usare strumenti diversi di video-conferencing includono i seguenti scenari:

Esperienza video

  • quando la porzione video della sessione deve essere importante almeno tanto quanto i contenuti da condividere;
  • quando si necessita di una migliore esperienza video durante le chiamate multi-point (ad esempio, accedere a layout on-screen aggiuntivi, la capacità di vedere contemporaneamente molteplici finestre di flussi video in diretta, la capacità da parte del moderatore di forzare determinati layout a tutti i partecipanti ecc.);
  • quando si desidera fornire agli utenti un workflow più familiare di tipo VMR (Virtual Meeting Room) e permettere ad utenti interni, utenti esterni, nonché a utenti e sistemi ‘non-Skype for Business’ di collegarsi in qualsiasi momento ad una riunione in corso;
  • quando si desidera che gli utenti dispongano di maggiore controllo sulle proprie preferenze relative alla riunione, come il layout on-screen predefinito e altro (Skype for Business in questo senso offre solo una breve lista di opzioni di personalizzazione del meeting o del profilo-utente);
  • quando si desidera che gli utenti dispongano di maggiore controllo durante la riunione (i controlli in-meeting di Skype for Business sono molto limitati);
  • quando si necessita di una registrazione centralizzata (non locale/lato client) della riunione e di una modalità semplice nel condividere questa registrazione con altri;
  • quando si desidera un’esperienza ad alta definizione usando una quantità inferiore di banda – le chiamate Skype for Business impiegano da 1.5 a 4 Mbps per i flussi video a 1080p, e da 768 kbps a 1.5 Mbps o più per il flusso dei contenuti in condivisione.

Accessibilità al meeting

  • quando si desidera comunicare con altre persone al di fuori della propria azienda senza dover:
    • pre-approvare la connessione tra la tua organizzazione (ovvero, senza dover federare), in modo tale da permettere loro di usare il client desktop di Skype for Business, oppure
    • richiedere agli utenti di installare il plug-in Skype for Business (sia che questo aspetto possa essere o meno visto come un problema per questi utenti);
  • quando si desidera includere altri partecipanti che non usano Skype for Business / Lync. Skype for Business supporta nativamente solo le chiamate da e verso utenti Skype for Business, ma non le chiamate da client SIP o H.323 o sistemi video di gruppo;
  • per quelle situazioni in cui la riunione includa un grande numero di partecipanti (la versione on-premise di Skype for Business supporta fino a 1.000 partecipanti video, audio e content-sharing, ma la versione hosted/Office 365 ne supporta un massimo di 250;
  • quando ci sono utenti con sistemi Mac o Linux (i client Skype for Business per queste piattaforme sono datate e limitate nelle caratteristiche).

Cosa dovrebbe quindi fare un’azienda o un utente nel momento in cui le capacità video native di Skype for Business non risultassero sufficienti?

Opzione 1: mettere in opera un secondo ambiente video che si integri con Skype for Business

Questo approccio richiede il dover mettere in piedi un ambiente/sistema video parallelo e spostare tutto (o almeno parte) del peso relativo al video-conferencing a questo secondo sistema. Se da una parte questa soluzione possa migliorare certamente l’esperienza video in generale, dall’altra comporta un notevole costo iniziale e su base continua, una maggiore complessità, maggiore tempo richiesto per la messa in opera, maggiori requisiti in termini di gestione e, in alcuni casi, maggiori difficoltà per quel che riguarda il workflow dalla prospettiva dell’utente.

Opzione 2: usare un servizio VCaaS (Video Conferencing as a Service) hosted o su cloud

Questo approccio prevede l’uso di un servizio di chiamata esterno che funga da host alle chiamate video dell’azienda/organizzazione. Molti servizi hosted di oggi supportano l’interoperabilità tra client Skype for Business o Lync clients, browser internet, sistemi SIP / H.323 e altro. Un approccio di questo tipo, invece di usare un modello OpEx (ovvero di spesa operativa), implica un costo iniziale minimo o nullo. Ma ciò che più importa, questa opzione risulta molto semplice per l’azienda in quanto non richiede l’acquisto e la messa in opera di un sistema video parallelo. Inoltre, i benefici sono praticamente immediati, senza attese dovute a particolari procedure di messa in opera, mentre le operazioni di gestione sono minime o nulle.

Ad esempio, BlueJeans Network offre un servizio di video-collaborazione che ben si adatta a rispondere ai requisiti delle imprese di grandi, medie o piccole dimensioni, con capacità indirizzate proprio a sopperire molti dei limiti che caratterizzano l’esperienza video di Skype for Business, permettendo inoltre di partecipare alle sessioni video usando i client desktop e mobile di Skype for Business/Lync.

BlueJeans Network - interface

Conclusioni

Skype for Business è una piattaforma di comunicazione ben presente, molto diffusa e molto utilizzata. Ha saputo conquistare la sua posizione di client UC principale per tantissime aziende e organizzazioni nel mondo. Tuttavia, come tante altre soluzioni polifunzionali, non tutte le funzioni presenti in Skype for Business costituiscono il meglio in termini di prestazioni. Il video-conferencing di Skype for Business, ad esempio, offre un’esperienza di notevole solidità, ma è carente in termini di accessibilità, prestazioni video, efficienza nell’utilizzo della banda, controllo chiamata e capacità di gestione video, tutte caratteristiche utili e richieste da molte organizzazioni.

Le aziende che utilizzano Skype for Business e che sono alla ricerca di una migliore esperienza video, con una migliore accessibilità per gli utenti ed una gestione più solida da parte del personale IT, ha in pratica due opzioni: aggiungere un ambiente di video-conferencing aggiuntivo capace di integrarsi con Skype for Business (e, possibilmente, di ‘aumentarlo’), oppure spostare il traffico video su una piattaforma di video-conferencing completamente differente.

In aggiunta a ciò, le organizzazioni hanno la possibilità di selezionare, acquistare e mettere in opera una soluzione basata sul prodotto per l’installazione on-premise, oppure servirsi di un servizio hosted/cloud. Se esistono i casi in cui una soluzione on-premise risulti avere senso, stando a quanto sostenuto da Wainhouse Research molte organizzazioni trarrebbero notevole vantaggio dalle doti di scalabilità, facilità d’uso e di gestione, nonché del modello di business offerto dai servizi di video-chiamata hosted.

Quindi, per concludere, le aziende e le organizzazioni che usano Skype for Business ma che necessitano di un’esperienza di video-conferencing superiore e più accessibile, con maggiore efficienza nello sfruttamento della banda e caratteristiche migliori di controllo e gestione della chiamata, dovrebbero prendere in seria considerazione gli odierni servizi hosted/cloud.

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