7 motivi per affidarsi alla videoconferenza sul lavoro

La videoconferenza sul lavoroIn un recente post apparso sul blog InnovationInsights di wired.com, Jeff Cavins (CEO di FuzeBox) spiega come la videoconferenza riesca ad abbattere le barriere della comunicazione, consentendo a tecnici, specialisti e ingegneri di svolgere al meglio il loro lavoro.

In particolare, Cavins illustra sette vantaggi basati sulla sua esperienza all’interno della propria azienda, nonché in altre realtà che si servono di personale tecnico di talento sparso in tutto il mondo. Un ottima testimonianza riguardo quanto possa rivelarsi efficace e conveniente l’uso della videoconferenza in ambito lavorativo.

  1. Maggiore concentrazione. Ciò che i responsabili tecnici confermano è che grazie alla componente video si evitano quei momenti che indicano come qualcuno, durante una sessione, possa distrarsi in altre attività (controllare le email, fare il debug di un codice ecc). Quindi non ci si chiede più da un capo all’altro “Ci siamo?”; il video avvicina, richiede e mantiene l’attenzione, favorendo un’interazione spontanea.
  2. Comunicazione completa. Albert Mehrabian, professore emerito di psicologia presso la University of California – Los Angeles (UCLA) e tra i massimi ricercatori sull’importanza del linguaggio del corpo nella comunicazione, ha rilevato come la parola da sola rappresenta solo il 7 percento nel comunicare le sensazioni, gli atteggiamenti e le mentalità. Il tono della voce costituisce il 38 percento e l’espressione facciale un altro 55 percento. Quindi, nel momento in cui si chiede ad un ingegnere se gli piaccia una certa idea, egli potrebbe rispondere in modo conflittuale, ovvero dicendo “Certo, mi sembra ottimo!”, mentre l’espressione del volto esprime tutt’altro.
  3. Si abbattono le barriere culturali. Secondo uno studio condotto dalla Intelligence Unit dell’Economist, quasi il 90 percento dei direttori esecutivi provenienti da 68 stati diversi citano il fattore della leadership interculturale come la maggiore sfida per il management aziendale. La videoconferenza è in grado di rimuovere le barriere della comunicazione interculturale, contribuendo alla maggiore comprensione e ‘educazione’ in merito al linguaggio (dialetti, accenti e cadenze).
  4. Si identificano i talenti. Come dice Bill Joy, esiste una maggior quantità di persone intelligenti al di fuori della tua azienda rispetto a quante ce ne sono al suo interno, e lo stesso vale da uno stato all’altro. Quando si parla di personale specializzato, ingegneri, tecnici, il bacino dell’intelligenza è globale. Centinaia di migliaia di posti di lavoro con il ruolo di ingegnere negli Stati Uniti è una quota che non può essere colmata. Per individuare i candidati migliori, le aziende usano la videoconferenza per effettuare colloqui con persone da ogni parte del mondo.
  5. Apporto di talenti rari nel caso in cui il gruppo non sia distribuito. Non sempre è possibile far sì che un dipendente accetti o sia nelle condizioni di trasferirsi. È stato il caso di Luke Melia, co-fondatore e CTO di Yapp, il quale – avendo la possibilità di assumere un ex-collega che si collocava tra i primi tre migliori ingegneri con i quali avesse mai lavorato – era comunque reticente nell’avere un membro del suo team che lavorava da remoto. “Dopo un contratto di prova, ho deciso di assumerlo nonostante la grande distanza che ci separava. È divenuto un ospite fisso nei nostri schermi, in una finestra VSee o in un Google Hangout. Eseguiamo molta programmazione a quattro mani e arricchiamo le sessioni di videoconferenza usando intensamente la condivisione dello schermo e i software di collaborazione in tempo reale. Lui poi viene in ufficio fisicamente per una settimana una volta ogni due mesi. Vorrei che vivesse qui, tuttavia sono molto contento di averlo nella nostra squadra, sebbene lavorando a distanza.”
  6. Riunioni più brevi. Anche solo una breve riunione mattutina usando il video può essere utile per dare energia a un team distribuito. Come testimonia Mark Lorion, CMO di Apperian: “Usiamo il video quotidianamente per coordinarci con i membri del nostro team che si trovano in altri siti. Ci permette di allineare enormemente il nostro campo d’azione, garantendo contributi più bilanciati da parte di tutti. Le nostre riunioni tendono ad essere più rivolte a determinati punti in questione, piuttosto che delle conference call formali.”
  7. Si migliora la coesione del team. Quando la fase di sviluppo si infiamma, occorre maggiore comunicazione faccia a faccia, e non meno. Il video fornisce una maggiore immediatezza alla collaborazione, consentendo di apportare più concentrazione e quindi ottenere risultati più rapidi. Per tali ragioni, Raj Singh (CEO di Tempo AI) commenta dicendo che il suo team di sviluppatori vive nella videoconferenza. “All’inizio è stato un po’ strano, in quanto è come essere costantemente osservati, ma presto si comprendono i vantaggi di poter vedere tutti e ascoltare tutto. È come essere in ufficio, il che rappresenta un fattore chiave nella cultura della vita aziendale. Il video non viene disattivato praticamente mai, anche se magari possiamo disattivare l’audio nei casi in cui l’atmosfera divenga rumorosa e distraente.”

Il video sta sempre più diventando la soluzione ideale per gli ingegneri e i tecnici specializzati, nell’ambito di molteplici scenari e contesti, dalla programmazione in coppia alle riunioni del personale. Sebbene nulla possa sostituire gli incontri faccia a faccia, quando questo non fosse praticabile, il video è in grado di apportare un livello di attenzione, comunicazione e spirito di squadra che non è possibile neanche lontanamente raggiungere nelle riunioni telefoniche e in viva-voce.

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